Электронные путевые листы

Бумажные документы уходят в прошлое, уступая место передовым технологиям. С 2023 года, по инициативе Минтранса, были значительно обновлены стандарты составления электронных путевых листов (ЭПЛ). Теперь перевозчики имеют возможность оформлять необходимые документы в цифровом формате, мгновенно отправляя их на смартфоны сотрудников и контрагентов. Это нововведение избавляет от необходимости физической передачи бумаг, существенно упрощая процессы и повышая эффективность работы.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) - что это такое

Важность документации в логистике

Это виртуальная версия бумажного документа, используемого для учета всех аспектов перевозочной деятельности, включая данные о водителе, маршруте, времени выезда и прибытия, а также о выполненной работе . ЭПЛ позволяет автоматизировать процесс сбора, обработки и хранения информации, обеспечивая более высокую точность данных и уменьшение времени на их обработку. Внедрение данной технологии значительно упрощает процедуру контроля за транспортными средствами, улучшает прозрачность операций и способствует соблюдению нормативных требований.

Обязательные сведения, которые указываются в ЭПЛ

Категория	Детали
Дата формирования ЭПЛ	Указывается текущая дата, когда машина выходит в рейс.
Признак начала рейса	Момент выезда с парковки или время приема транспортного средства.
Вид перевозки	Коммерческая перевозка, перевозка для собственных нужд, передвижение и работа специальных транспортных средств.
Типы при коммерческой перевозке	Регулярная перевозка пассажиров и багажа Перевозка грузов по договору перевозки или фрахтования Перевозка пассажиров и багажа по заказу Перевозка пассажиров и багажа легковым такси Организованная перевозка групп детей автобусами
При перевозке грузов	Место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки.
Вид транспортного сообщения	Городское, пригородное, междугородное.
Оформитель	Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
Дата формирования ЭПЛ	Указывается текущая дата, когда машина выходит в рейс.
Статус	Собственник транспортного средства или арендодатель.
Медосмотр и технический контроль	Организация, оформляющая ЭПЛ, либо сторонняя организация.
Транспортное средство	Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля, данные о прицепе (если есть).
Водитель(ли)	ФИО, серия и номер водительского удостоверения, дата его выдачи.

Опциональные сведения

Категория	Детали
Грузоотправители	Можно указать по желанию.
Внесение показаний одометра	Проводится организацией, оформляющей ЭПЛ, либо сторонней организацией.
Послерейсовый медосмотр	Обязателен для пассажирских перевозок, в других случаях — опционален.
Формирование путевого листа	Может быть оформлен на один день или на период.
Дата использования	Один день или интервал (начало и окончание использования).

Путевые листы (ПЛ) используются для подтверждения расходов на эксплуатацию транспорта, в том числе зарплаты водителя и затрат на топливо. Путевые листы составляются как индивидуальными предпринимателями, так и организациями для управления транспортом в рамках бизнеса или личного использования.

Основные положения:

Порядок оформления: c 2023 года документы могут быть оформлены без указания номера и названия бланка, если они не используются как первичный документ для подтверждения расходов.
Предъявление ГИБДД:Водители обязаны предъявлять документ в виде, который может быть непосредственно проверен сотрудниками ГИБДД, включая возможность сканирования QR-кода.

Требования к электронному ПЛ:

Вместо данных о собственнике транспорта теперь должны указываться сведения о юридическом лице или ИП, которые оформили ПЛ.
Документы должны подписываться усиленной квалифицированной виртуальной подписью сотрудниками, проводящими медосмотр, и могут подписываться усиленной квалифицированной подписью или неквалифицированной подписью ответственными за техосмотр.

Упразднение журнала учета путевых листов

С появлением электронной версии, необходимость в ведении бумажного журнала для учета путевых листов отпала. При этом все прошлые версии и записи должны храниться в архиве в течение 5 лет по нормативным требованиям.

Правила заполнения

Согласно приказу ФНС используется формат XML. Виртуальный документ включает шесть основных файлов данных (титулов).

Основные титулы

Категория	Тип титула	Описание
Основные титулы	Титул об особенностях рейса	Содержит информацию о маршруте, целях поездки, и времени начала рейса.
	Титул с результатами предрейсового медосмотра	Отражает состояние здоровья водителя перед выездом, включая физическую пригодность и отсутствие признаков алкогольного или наркотического опьянения
	Титул с показаниями одометра при выезде	Записывает показания одометра автомобиля при выезде с парковки.
	Титул с показаниями одометра при возвращении	Записывает показания одометра при возвращении на парковку после завершения рейса.
Ситуационные титулы	Титул с результатами предрейсового техосмотра	Предоставляет данные о состоянии транспортного средства перед выездом, подтверждая его техническую исправность.
Ситуационные титулы	Титул с результатами послерейсового медосмотра	Отражает результаты медосмотра водителя после завершения рейса, оценивая возможные изменения в его состоянии.
Дополнительная информация	Заполнение ЭПЛ	Заполнение всех титулов происходит до начала рейса. При наличии нескольких водителей на одном транспортном средстве возможно оформление нескольких ЭПЛ.

Заполнение ЭПЛ осуществляется до начала рейса. При наличии нескольких водителей на одном транспортном средстве возможно оформление нескольких путевых листов.

Бумажный вариант

Электронный вариант

Электронные путевые листы (ЭПЛ) подписываются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), что обеспечивает их юридическую значимость. Владелец транспорта, медицинский работник после осмотра и механик, ответственный за техосмотр, используют УКЭП для подписания документов, хотя механик может также использовать неквалифицированную электронную подпись (НЭП) по требованиям организации.

Ключевые аспекты эффективного управления электронными путевыми листами: безопасность, интеграция и соответствие

Существует несколько аспектов, которые также стоит учитывать при работе с ЭПЛ:

Защита данных: Важно обеспечить безопасность и конфиденциальность данных в документах, так как они содержат персональную информацию водителей и сведения о коммерческой деятельности. Соответствие требованиям по защите данных и регулярные проверки системы на уязвимости должны быть приоритетом.
Интеграция с другими системами: ЭПЛ должны быть интегрированы с другими системами управления транспортом и логистикой для обеспечения эффективности и минимизации ошибок. Это включает в себя GPS-трекинг, системы управления топливом и программное обеспечение для мониторинга и анализа производительности.
Обучение персонала:Регулярное обучение и повышение квалификации персонала, работающего с документами, критически важны для обеспечения того, чтобы все сотрудники понимали, как правильно использовать систему и избегать ошибок, которые могут привести к штрафам.
Регулярное обновление софта и соответствие законодательству: ПО для работы с ЭПЛ должно регулярно обновляться для соответствия изменениям в законодательстве и технологическим стандартам. Это поможет избежать юридических проблем и улучшит функциональность системы.
Аудит и отчетность:Проведение регулярных аудитов использования ЭПЛ может помочь выявлять недостатки и ошибки в документации, а также обеспечивать точность отчетности и соблюдение нормативных требований.

Использование QR-кода

Для проверки документов в дорожных условиях используется QR-код, который содержит все необходимые данные о путевом листе. Сканирование QR-кода позволяет сотрудникам ГИБДД моментально получить доступ к информации о рейсе и его участниках, даже если в местности отсутствует интернет-соединение.

Штрафы за нарушения

С введением обязательства использовать электронные путевые листы, некоторые перевозчики столкнулись с проблемами адаптации. Несмотря на множество преимуществ, связанных с цифровизацией документооборота, существуют строгие штрафные санкции за различные нарушения в работе с ЭПЛ. В следующем обзоре рассмотрены основные виды нарушений и соответствующие им штрафы, которые могут быть наложены на перевозчиков и других участников процесса.

Наказания:

Отсутствие документа: для водителя - 500 рублей. Должностные лица, отвечающие за документацию, могут быть оштрафованы на сумму от 5 000 - 10 000 рублей.
Штрафы за отсутствие первичного документа в архиве: в случае, когда ФНС выявляет отсутствие таких документов, компания может быть оштрафована на сумму от 10 до 30 тысяч рублей. Недостоверная налоговая база из-за отсутствия путевых листов может привести к штрафу в размере 20% от суммы недоимки, но не менее 40 тысяч рублей.
Ошибки в документах:
- Нет информации о предрейсовом медицинском осмотре, от 15 000 до 25 000 рублей, для юридических лиц — от 110 000 до 130 000 рублей.
- Нет информации о техническом осмотре: водитель — 3 000 рублей, должностные лица — 5 000 рублей, для ИП и юридических лиц — 30 000 рублей.

Строгое соблюдение новых правил ведения ЭПЛ не только облегчает управление транспортом, но и защищает компанию от возможных финансовых потерь из-за административных штрафов.

Три дополнительных аспекта, которые существенно влияют на эффективность управления электронными путевыми листами

1. Обучение и поддержка сотрудников

Регулярное обучение сотрудников являются ключевыми для успешного внедрения и использования системы электронных путевых листов. Это включает в себя тренинги по работе с новым программным обеспечением, обучение безопасности данных и лучшим практикам по управлению информацией. Поддержка сотрудников не ограничивается лишь начальным обучением; она должна быть непрерывной, с возможностью быстро получить помощь при возникновении технических или операционных проблем.

Инвестиции в развитие навыков сотрудников повышают их уверенность в использовании технологий и способствуют более эффективному и безошибочному ведению документации.

2. Прозрачность и отчетность

Прозрачность процессов и точность отчетности критически важны для соблюдения нормативных требований и управления рисками. Электронные путевые листы должны обеспечивать четкую идентификацию всех операций и транзакций, упрощая аудит и контроль за соответствием. Системы должны предоставлять возможности для генерации отчетов, которые помогут руководству компании и регулирующим органам получить доступ к точным данным о выполненных перевозках, состоянии транспортных средств и квалификации водителей. Это также включает в себя возможность отслеживания любых изменений или корректировок в документации в реальном времени.

3. Устойчивость и надежность системы

Устойчивость и надежность IT-систем, используемых для управления электронными путевыми листами, жизненно важны для обеспечения непрерывности бизнес-процессов и защиты от потери данных. Системы должны быть спроектированы таким образом, чтобы минимизировать риски сбоев и обеспечить быстрое восстановление после возможных технических проблем.

Регулярное обновление программного обеспечения, использование надежных серверов и технологий облачных вычислений, а также внедрение резервных и восстановительных процедур являются необходимыми шагами для поддержания устойчивости системы.

Преимущества внедрения электронных путевых листов в организационные процессы

Внедрение в организациях системы виртуального документооборота значительно упрощает обработку и хранение документов, сокращая время и финансовые затраты по сравнению с бумажными процессами.

Электронные путевые листы обеспечивают повышение эффективности работы на 30%, экономию ресурсов в десять раз, улучшение прозрачности процессов и удобство хранения данных. Также система позволяет осуществлять удаленный доступ и заполнение документов, включая возможность использования QR-кодов для быстрой проверки документов без доступа к интернету и удаленное подписание документов без физической передачи файлов.