Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) - цифровой документ, который постепенно заменяет бумажные накладные в логистической и транспортной отраслях.
ЭТрН используется для учета и контроля за перемещением товаров от отправителя к получателю, предоставляя полную прозрачность всех транспортных операций.
Почему необходимо оформление электронного варианта
Электронные транспортные накладные оформляются при любых типах перевозок товаров, как внутренних, так и международных. Основной целью ЭТрН является минимизация бумажной волокиты, ускорение процессов передачи данных между участниками логистической цепочки и сокращение времени на грузоперевозки.
Когда использование электронных транспортных накладных становится необходимостью
Электронные транспортные накладные (ЭТрН) могут применяться исключительно в сфере автомобильных грузоперевозок и только при условии согласия всех участников процесса — поставщика товаров, логистической компании и получателя — на электронный формат документов. Если хотя бы одна из сторон не работает с электронными документами, необходимо использовать бумажный вариант.
Оформление одной и той же перевозки как в электронной, так и в бумажном форме недопустимо; однако в рамках общей деятельности компании возможно использование как электронных, так и бумажных документов параллельно. Важно избегать повторения документов в разных форматах, чтобы не допустить дублирования.
На текущий момент обязательное использование только электронных накладных не введено, но с учетом общенациональной тенденции к цифровизации экономики, компаниям стоит заранее ознакомиться с принципами работы и возможностями ЭТрН.
Порядок использования
- Использование ЭТрН начинается с регистрации участников процесса в специализированной электронной системе. После создания аккаунта грузоотправитель готовит накладную, используя программное обеспечение, которое автоматически отправляет документ грузоперевозчику и получателю товара.
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН) функционирует следующим образом:отправитель формирует накладную в учетной системе, подписывает (КЭП) и отсылает перевозчику и получателю через оператора. Перевозчик подтверждает прием или отказ от перевозки груза, уведомляя грузоотправителя и грузополучателя. Получатель также информирует о принятии или отказе от груза. В случае передачи груза, перевозчик может сообщить о частичной выгрузке, возможности переадресации груза или изменении водителя и транспортного средства. Перевозчик может корректировать стоимость перевозки и направлять данные изменения на согласование грузоотправителю. Участники ставят подпись и передает только связанные с ним документы.
Как подготовиться к переходу на электронные транспортные накладные
Для начала перехода на ЭТрН компаниям необходимо выбрать надежного провайдера программного обеспечения, который предоставляет решения для электронного документооборота. Важно также провести обучение сотрудников, чтобы они могли работать с новой системой
Формат электронного документа
Форма ЭТрН стандартизирована и включает данные о грузоотправителе, грузополучателе, описании груза, условиях и сроках доставки, а также информацию о транспортном средстве и водителе.
Пример электронной накладной
Ошибки в заполнении
Какие данные можно изменять после подписания?
Нужно ли водителю подписывать ЭТрН?
Какие плюсы у электронных транспортных накладных?
Сколько стоит внедрение?
Стоимость внедрения ЭТрН зависит от выбранного поставщика программного обеспечения, количества пользователей и необходимости интеграции с другими системами. Однако, инвестиции быстро окупаются за счет уменьшения затрат на бумагу, а также ускорения и упрощения процессов.
Проверки в использования
В Федеральной налоговой службе (ФНС)
Использование электронных транспортных накладных (ЭТрН) упрощает процесс налоговых проверок. ФНС получает доступ к необходимым документам напрямую через Государственную информационную платформу электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), избавляя от поиска нужных бумаг в архивах. При возникновении вопросов по ЭТрН, налоговая служба может запросить уточнения, на которые можно ответить электронно, подтвердив ответ электронной подписью.
В Государственной инспекции безопасности дорожного движения (ГИБДД)
Пока у ГИБДД нет доступа к ГИС ЭПД, поэтому требуется возить бумажную копию ЭТрН для предъявления при дорожных проверках. Однако, Министерство внутренних дел (МВД) сотрудничает с Министерством транспорта над внедрением с ГИС ЭПД для упрощения процесса.
Функционал Системы бизнес-информатики (СБИС)
СБИС уже внедрил функционал для предоставления информации о перевозках сотрудникам ГИБДД через создание QR-кодов, которые содержат информацию. Подробные инструкции доступны пользователям для того чтобы легко делиться информацией при необходимости.
